Gestão Documental

De acordo com a Resolução CNJ nº 324/2020, Gestão Documental é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação”.

O trabalho de gestão documental, em conformidade com os parâmetros traçados pelo CNJ, é desenvolvido no TRT-2 há quase duas décadas e se encontra sempre em constante evolução.

A grande preocupação com a gestão documental no âmbito do Poder Judiciário começou a surgir em 1991, com a publicação da Lei nº 8.159/1991, regulamentada mais de uma década depois, pela Resolução nº 4.073/2002.

Em atendimento à resolução, o TRT-2 criou a Comissão do Programa de Gestão Documental, instituída pela Resolução GP nº 1/2003, (depois alterada pelas resoluções  GP nº 2/2005 e GP nº 4/2006).

Foi graças ao trabalho da Comissão do Programa de Gestão Documental que foi possível criar, já em 2006, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos e o Manual do Programa de Gestão Documental do TRT-2.

Em 2013, as resoluções nº 1/2003, 2/2005 e 4/2006 foram revogadas pelo Ato GP nº 6/2013, que finalmente instituiu a atual Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD. Anos depois, o Ato GP nº 6/2019 revogaria o ato de 2013, redefinindo a Comissão, que atualmente é regida pelo Ato GP nº 25/2021.

A CPAD é formada por uma equipe multidisciplinar, com técnicos de diversas áreas de atuação. Atualmente, ela é formada por 10 membros, sendo quatro desembargadores (o corpo diretivo do Regional: presidente, vice-presidente Judicial, vice-presidente Administrativo e corregedor) e seis servidores (os gestores dos setores de Memória, Gestão Documental e Tecnologia da Informação, mais três graduados em Arquivologia, História e Direito). A formação mais recente foi instituída pelo Ato GP nº 25/2021.

A Comissão Permanente de Avaliação Documental é encarregada de analisar os critérios para a guarda ou descarte dos documentos recebidos e produzidos pelo TRT-2, de acordo com o conteúdo informacional e identificação dos valores primário (relacionado à significância jurídica, administrativa ou financeira atribuída em função do interesse para as partes litigantes ou para o TRT-2 que os autos ou documentos tenham) e secundário (atribuído aos documentos e autos judiciais ou administrativos, em função do interesse que possam ter para a sociedade ou para a instituição, em virtude de suas características históricas ou informativas).

Compete à Comissão promover, além das diretrizes de gestão documental, a atualização e a verificação da correta aplicação dos instrumentos de gestão arquivística do TRT-2 e dos indicados no Manual de Gestão Documental da Justiça do Trabalho; acompanhar os procedimentos de eliminação e recolhimento ao Arquivo Histórico, bem como cooperar com as unidades de gestão documental e de gestão da memória institucional.

Atualmente, o setor responsável é a Coordenadoria de Gestão Documental (subordinada à Secretaria de Gestão Jurisprudencial, Normativa e Documental), por meio de suas seções de Métodos Arquivísticos e Gestão do Acervo Administrativo; Guarda de Processos com Recursos aos Tribunais Superiores; Avaliação e Destinação Documental; Consulta e Atendimento; e Controle de Autos.

O setor já teve vários nomes ao longo do tempo, como Serviço de Gestão Documental e Memória, Coordenadoria de Gestão Documental e Memória e Coordenadoria de Gestão do Arquivo, o que demonstra, inclusive, a forma como ele foi evoluindo e se adaptando.

A gestão documental no Poder Judiciário

Os documentos do Poder Judiciário são classificados como correntes, intermediários ou permanentes:

  • Documentos correntes são aqueles em tramitação ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consultas frequentes.
  • Documentos intermediários são aqueles que, por conservarem ainda algum interesse jurisdicional ou administrativo, mesmo não sendo de uso corrente pelas áreas emitentes, aguardam avaliação para recolhimento para guarda permanente ou eliminação. O período de guarda de autos judiciais no arquivo intermediário é de cinco anos.
  • Documentos permanentes são aqueles de valor histórico, probatório ou informativo, que devem ser definitivamente preservados no suporte original de criação.

Uma vez recebido um documento pela área de gestão documental, ele é analisado (etapa de avaliação), com o objetivo de estabelecer os prazos de guarda e destinação final. Uma vez avaliados, poderá ocorrer a guarda ou a eliminação de documentos (no caso daqueles destituídos de valor secundário), observadas as Tabelas de Temporalidades das áreas meio e fim do órgão.

São de guarda permanente:

  • documentos e processos assim indicados nos instrumentos previstos no art. 5º, incisos II e III, da Resolução CNJ nº 324/2020;
  • o inteiro teor de petições iniciais, sentenças, decisões de julgamento parcial de mérito, decisões terminativas, acórdãos e decisões monocráticas em tribunais armazenados em base de dados;
  • os metadados, assim compreendidos como dados estruturados e codificados, necessários à expedição de certidão sobre o conteúdo da decisão transitada em julgado;
  • os atos normativos: ato, regimento, resolução, portaria e outras normas expedidas;
  • os atos de ajuste: contrato, convênio e outros acordos em que o respectivo órgão do Poder Judiciário for parte;
  • os documentos e processos administrativos e judiciais protocolados ou produzidos em data anterior ao corte cronológico estabelecido por cada órgão do Poder Judiciário fixando-se o ano mínimo de 1950 para os tribunais ou unidades judiciais então existentes;
  • os processos em que forem suscitados Incidente de Uniformização de Jurisprudência, Arguições de Inconstitucionalidade, Assunção de Competência e aqueles que constituírem precedentes de Súmulas, Recurso Repetitivo e Demandas Repetitivas, o que deverá ser anotado nos sistemas processuais;
  • os documentos e os processos relacionados aos principais eventos históricos dos estados, comarcas e municípios dos respectivos órgãos do Poder Judiciário;
  • os documentos e os processos administrativos ou judiciais de valor secundário reconhecido pela CPAD do respectivo órgão do Poder Judiciário de ofício ou a partir de requerimento fundamentado formulado por magistrado ou entidade de caráter histórico, cultural e universitário;
  • os documentos e os processos da amostra estatística representativa do conjunto documental destinado à eliminação;
  • os acervos de processos e documentos gravados pelo programa Memória do Mundo – MOW da UNESCO.

Consulta a processos e cópias

A Lei Federal de Acesso à Informação – LAI garante a todo cidadão o direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja estabelecido em legislação específica ou seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

A Seção de Consulta e Atendimento do Arquivo Geral é a primeira área do TRT-2 a oferecer uma plataforma na Internet destinada ao agendamento de vistas de processos físicos. Desde outubro de 2020, quando o serviço foi instituído (Portaria GP nº 29/2020), mais de 10.000 usuários já fizeram agendamentos por esse endereço.

A agenda eletrônica oferece comodidade aos usuários do TRT-2, dinamiza os procedimentos operacionais e torna o atendimento mais célere, seguro e eficiente. As vagas diárias, no entanto, são limitadas. Além disso, cada consulente deve informar dados válidos para o processo que deseja consultar, além das demais informações requeridas no pré-agendamento, como nome completo, documento de identificação e endereço e-mail, evitando indeferimentos.

A agenda eletrônica é, porém, totalmente dinâmica. Diariamente, por volta da meia-noite, são liberados novas datas e horários na plataforma de modo automático. Assim, o interessado que não encontrar horários disponíveis em determinado período do dia, poderá retornar posteriormente ao site – até mesmo porque os cancelamentos abrem novas vagas.

A Seção de Consulta e Atendimento do Arquivo Geral oferece o serviço de cópias de processos de autos arquivados sob nossa guarda, prestado de forma 100% digital. Para tanto, o interessado deve preencher o formulário de solicitação, aguardar o retorno por e-mail com a GRU Judicial, contendo os respectivos emolumentos e, uma vez reconhecido o pagamento do título pelo SIAFI, automaticamente o pedido entra em produção. Os arquivos com as cópias digitais são enviados diretamente ao e-mail cadastrado no formulário de solicitação.

Nos casos em que o interessado tem maior urgência para acessar os autos do processo e/ou está ciente que o prazo máximo de 20 minutos de permanência na sala de consulta não será suficiente para tirar fotos das peças que necessita, a solicitação de cópias é o caminho mais efetivo, célere, seguro e vantajoso.

Em caso de dúvidas, entre em contato com o Arquivo:


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